Werknemers bouwen ieder jaar vakantiedagen op. Hoewel bij werkgevers vaak bekend is dat de vakantiedagen niet onbeperkt geldig blijven, zijn veel werkgevers niet op de hoogte van de precieze regels rondom het vervallen of verjaren van vakantiedagen. Wat is bijvoorbeeld het verschil tussen verval en verjaring? Waar moeten werkgevers op letten? En wanneer blijven de vakantiedagen tóch geldig? Je leest het in deze blog.

Een belangrijk verschil: wettelijke of bovenwettelijke vakantiedagen?

Allereerst is van belang om onderscheid te maken tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. De wet bepaalt dat de werknemer recht heeft op vakantie van minstens vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week. Dit zijn de wettelijke vakantiedagen. Een werknemer met een werkweek van 40 uur per week heeft per jaar dus recht op 160 wettelijke vakantie-uren, oftewel 20 vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. In 2025 opgebouwde wettelijke vakantiedagen vervallen dus per 1 juli 2026.

Veel werkgevers kennen hun werknemers extra vakantiedagen toe. Deze vakantiedagen, die bovenop het wettelijke minimum komen, worden de bovenwettelijke vakantiedagen genoemd. Bovenwettelijke vakantiedagen vervallen niet, maar verjaren door het verloop van vijf jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Een werknemer kan de verjaringstermijn stuiten. Dit betekent dat de werknemer vóór het einde van de verjaringstermijn schriftelijk meldt dat hij zijn recht op de bovenwettelijke vakantiedagen wil behouden. De verjaringstermijn begint dan opnieuw te lopen.

Het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen is dus van belang voor de vraag of sprake is van verval of verjaring van de vakantiedagen. De vervaltermijn is namelijk

aanmerkelijk korter dan de verjaringstermijn en de werknemer kan de verjaring, in tegenstelling tot het verval, stuiten.

Wanneer vervallen of verjaren de vakantiedagen niet?

Zoals gezegd, kan de werknemer de verjaring van de bovenwettelijke vakantiedagen stuiten. In dat geval verjaren deze vakantiedagen niet binnen de oorspronkelijke termijn van vijf jaar, maar begint de termijn opnieuw. Er zijn echter nog meer situaties waarin de vakantiedagen geldig blijven. 

• Werkgever en werknemer hebben schriftelijk een langere vervaltermijn afgesproken
  De werkgever en werknemer kunnen afspreken om af te wijken van de termijn van zes maanden die geldt voor het vervallen van wettelijke vakantiedagen. Hierbij is wel van belang dat alleen ten gunste van de werknemer van de vervaltermijn mag worden afgeweken. Een kortere vervaltermijn afspreken, is dus niet toegestaan. 
  
  
• De werknemer was niet in staat om vakantie op te nemen
  Als de werknemer niet in staat was om tijdig vakantie te nemen, bijvoorbeeld omdat hij te ziek is voor een vakantie of omdat het te druk is op het werk voor een vakantie, dan vervallen de vakantiedagen niet. 
  
  
• De werkgever heeft niet voldaan aan zijn zorg- en informatieverplichting
  Vakantiedagen vervallen of verjaren alleen als de werkgever aan zijn zorg- en informatieverplichtingen heeft voldaan. Dit houdt in dat de werkgever de werknemer expliciet en tijdig moet informeren over het vervallen of verjaren van de vakantiedagen. De werknemer moet worden ingelicht over de gevolgen van het niet opnemen van de vakantiedagen en moet de kans krijgen om de vakantiedagen nog op te nemen voordat deze vervallen of verjaren. Heeft de werkgever de werknemer niet geïnformeerd? Dan vervallen of verjaren de vakantiedagen niet. 
  
  

Tips voor werkgevers

Als werkgever is het goed om zicht te houden op het aantal openstaande wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen van jouw werknemers. Houd er rekening mee dat de werknemer daadwerkelijk in staat moet zijn om de vakantiedagen op te nemen. Om ervoor te zorgen dat de vakantiedagen daadwerkelijk vervallen of verjaren na afloop van de geldende termijn, moet je jouw werknemers op tijd informeren over de openstaande vakantiedagen en het feit dat deze op korte termijn komen te vervallen of verjaren. Om er zeker van te zijn dat de werknemer nog voldoende gelegenheid heeft om tijdig vakantie te nemen, is het aan te raden om de werknemer aan het begin van het kalenderjaar te informeren. Wil je zeker weten dat de werknemer later niet kan stellen dat hij niet is geïnformeerd? Verstrek deze informatie dan schriftelijk. Op die manier kun jij bewijzen dat je aan jouw informatieverplichting hebt voldaan.